Ancora più del morbillo, dell’influenza o della gastrite, la riunionite è una malattia estremamente diffusa in Italia. Tuttavia esiste un vaccino: io l’ho trovato!

riunioniteAll’improvviso, il tuo smartphone diventa ESTREMAMENTE interessante: probabilmente sei nel bel mezzo di una riunione barbosa. Hai guardato 2 volte l’orologio nell’ultimo minuto e stai pensando: “Se Michele fa un’altra domanda, mi impicco con la cravatta”? È arrivato il momento di dare aria nuova alle tue riunioni di “coordinamento”.

 

Questi sono i sintomi della riunionite e non devono essere trascurati. In caso contrario, l’azienda potrebbe ammalarsi.


La riunionite “acuta”
devasta la Italia


Innanzitutto, alcuni dati per rassicurarti e dimostrarti che non sei l’unico a vivere questo calvario! Secondo uno studio pubblicato il 6 giugno 2017 dall’azienda di sondaggi OpinionWay:

 

  • I dipendenti italiani passano in media 4 ore e 30 minuti ogni settimana in riunione.
  • Per i quadri, la pena viene raddoppiata!
  • Tuttavia, i dipendenti ritengono produttive solo la metà (52%) di tali riunioni.
  • E “solo una riunione su 4 porta a una presa decisionale”.

 

Ahi! Di fronte a questa epidemia, ci sentiamo impotenti. In preda alla disperazione, oltre 4 dipendenti su 10 (il 44%, per l’esattezza) ripiegano sul proprio smartphone o sul proprio PC per fare altro durante lo svolgimento delle riunioni.

Il problema è che, mentre noi partecipiamo alle riunioni, il mondo non smette di girare. Anzi, sembra che giri ancora più velocemente. Con la digitalizzazione dell’economia, gli scambi sono più rapidi.

 


Il rimedio


I modelli economici sono cambiati. Un’organizzazione gerarchica piramidale, con una catena di comando che va dal vertice alla base, funziona forse per gestire le catene di montaggio. Ma non è così che si innova. Oggi, la parola chiave è collaborazione!

 

Tuttavia, la collaborazione deve essere efficace. Le riunioni servono a coordinare intenti, informazioni ed energie. Ma allora, che cosa rende mortalmente noiosa una riunione? Alcuni diranno l’assenza di un ordine del giorno chiaro o di obiettivi ben definiti. Ma restano in superficie.

 

Il problema è più profondo e più semplice: è la mancanza di interesse. Vediamo di essere un po’ più precisi.

 

L’ingrediente mancante è l’impegno.

 

È quasi banale ma, in fondo, sappiamo che siamo NOI a rendere le cose interessanti, a dar loro vita. Se ogni dipendente s’impegnasse e partecipasse alla riunione, questa diventerebbe interessante; diventerebbe “viva”. Affinché la cosa funzioni, però, bisogna stimolare la partecipazione: ed è qui che entra in gioco il rimedio del dottore.


Kit di primo soccorso
per la rianimazione delle riunioni


 

Se vuoi ravvivare la brace, prendi un grande foglio bianco e tira fuori dei pennarelli colorati. Invita tutti a disporsi attorno al foglio e inizia. Il tasso di partecipazione dei dipendenti s’impennerà. Perché? Perché è divertente. Chi ha detto che il lavoro deve essere noioso?

 

Che cosa contiene il kit di primo soccorso
per la rianimazione delle riunioni di lavoro?

 

1 –  LA FACILITAZIONE GRAFICA

 

Che cos’è? È la modellazione o la materializzazione grafica di una presentazione o di uno scambio di gruppo. Utilizza tecniche di visualizzazione.

 

Visualizziamo la sala riunioni.

 

Invece di prendere le penne, prendiamo i pennarelli.
Lasciamo perdere gli appunti e disegniamo le nostre idee.
Ciascun partecipante lavora alla realizzazione di un’unica rappresentazione grafica!

 

Per iniziare, meglio ricorrere a un facilitatore grafico, che farà da cassa di risonanza alle idee dei dipendenti, come un traduttore di pensieri in immagini, come un direttore d’orchestra che dirige e organizza le energie.

 

Un esempio di facilitazione grafica realizzato:

FACILITAZIONE GRAFICA

 

Che cosa accadrà con la facilitazione grafica?

 

Guarderai in modo nuovo ciò che fai.
Potrai renderti conto del senso o del valore della tua attività.
Interagirai con gli altri membri del gruppo creando un vero spirito di team.
Semplicemente, migliorerai la comunicazione tra i dipendenti.

 

2 – IL MIND MAPPING

 

Esistono diverse traduzioni per questo termine inglese: mappa mentale, mappa concettuale, mappa cognitiva… In pratica, si tratta di una struttura ad albero contenente una nozione chiave (in immagini e/o parole) che si ramifica in altre nozioni o concetti associati.

 

Il mind mapping ricalca il pensiero associativo, che collega fra loro varie idee ordinandole o organizzandole gerarchicamente. Gli usi sono molteplici, ma è molto utile per un “brainstorming”, per l’organizzazione di un progetto, per l’implementazione di una transizione digitale e così via.

 

Un esempio di mind mapping:

mappa mentale

Come si crea una mappa mentale? Si prende un foglio bianco e si scrive, o si disegna, l’argomento al centro. Poi, tutto intorno, si iniziano a disporre i concetti correlati, lasciando vagare la mente alla ricerca di associazioni. Da questi primi rami, si sviluppano dei rami secondari, che collegano nuove nozioni con le altre.

 

Il mind mapping è un metodo creativo per prendere appunti o per scoprire idee.
Questo approccio aiuta a far emergere nuovi aspetti di un problema.
Rompe i vincoli della scrittura lineare, per rivelare relazioni insolite.

 

3 – IL RESTYLING DELLA SALA RIUNIONI

 

Abbiamo una pessima abitudine: le sale riunioni sono generalmente luoghi impersonali, con un arredo monotono. Un po’ come gli ambulatori dell’ospedale.

 

Spazio, arredamento di carattere, colori vivaci ed, eventualmente, una bella vista sono tutti tocchi non trascurabili per creare un’atmosfera di benessere, che darà aria nuova alla mente dei dipendenti.

 

Non è necessario studiare il Feng Shui, ma bisogna pensare alla sala riunioni come uno spazio da vivere. E, potendo, meglio scegliere uno spazio più grande.

 

4 – UNA RIUNIONE SULLE RIUNIONI

 

È possibile ricorrere a un coach o a un attore per animare le riunioni. In questo modo, si ha l’opportunità di interpretare, con spirito ludico, alcune scene riscontrate sul campo. È inoltre possibile scambiarsi i ruoli e invertire i rapporti gerarchici.

 

  • L’animazione si basa su situazioni concrete.
  • Consente una sana presa di distanza.
  • Può portare a una riflessione su varie problematiche.
  • Promuove la comprensione reciproca e gli scambi tra i dipendenti.

 


In conclusione: lo spirito ludico è il segreto


 

I Giochi Olimpici e le grandi competizioni appassionano la folla. Perché, anche se sudore, lacrime, grandi obiettivi, sfide e ostacoli sono tra gli ingredienti della ricetta, in fondo SI TRATTA DI UN GIOCO! Come voi, anch’io adoro i giochi. Il kit di pronto soccorso per la rianimazione delle riunioni di lavoro ha lo scopo principale di renderle divertenti. E tu, che cosa ne pensi? Quali sono i tuoi suggerimenti?